Les 5 meilleures façons d’augmenter votre productivité au travail

Au travail, divers facteurs peuvent influencer la productivité. Il va sans dire que des employés malades, anxieux ou distraits ne seront pas productifs. La productivité peut être augmentée en utilisant des outils tels qu'Insightful pour identifier les heures de pointe de productivité de votre personnel et planifier les travaux critiques durant ces périodes.

1. Établir des priorités de travail

Bien que chacun établisse ses priorités différemment, chaque projet nécessite un plan clair et une conscience de l'importance de chaque tâche. Les projets techniques exigent souvent une réorganisation et un réajustement constants des priorités, mais en maintenant l'accent sur les tâches les plus critiques, vous pouvez atteindre vos objectifs. Une matrice de priorités, comme la matrice d'Eisenhower, est un excellent moyen de déterminer les tâches les plus importantes car elle les classe selon leur urgence et leur importance. Cela vous aide à prioriser et à organiser les travaux les plus vitaux et urgents en début de journée, tout en reportant ou en déléguant les tâches moins cruciales. Cela réduira votre anxiété face aux échéances et aux charges de travail exigeantes. Vous garantirez également une exécution plus efficace de vos missions.

2. Prendre des pauses

Des études montrent que des pauses régulières augmentent la productivité au travail. S'éloigner physiquement de son poste de travail permet d'aborder les projets avec un regain de clarté et de motivation. Cela peut se faire en planifiant, en apprenant quelque chose de nouveau, ou simplement en faisant une promenade à l'extérieur. Prendre le temps de faire des pauses peut être difficile lorsqu'on a l'habitude de travailler de longues heures, mais il est crucial de leur accorder la priorité. Configurez des alertes ou des rappels sur votre ordinateur ou téléphone pour ne pas oublier. Vous pouvez également essayer de prendre des micropauses de 20 minutes. Si vous et vos collègues convenez d'horaire de pauses et vous responsabilisez mutuellement, il sera plus facile de respecter cette routine. Alternativement, vous pouvez appliquer des méthodes de productivité populaires comme la méthode Pomodoro ou le modèle 52/17.

3. Maintenir l'organisation

Même si cela peut sembler évident, l'organisation est une stratégie très efficace pour maintenir la productivité. Un espace de travail désorganisé peut causer des retards et des distractions, rendant plus difficile l'atteinte des objectifs quotidiens. Gagner du temps en trouvant facilement emails et documents, et une méthode bien définie pour assigner les tâches peut maintenir l'équipe concentrée sur l'essentiel. Utilisez un calendrier pour suivre les réunions et les échéances, afin d'éviter les oublis et rester informé des changements. Cela prévient des erreurs coûteuses comme ne pas suivre les instructions d'un supérieur ou ignorer une étape cruciale d'un projet. Une liste de tâches permet de suivre les échéances et les travaux importants, selon Metro Offices, société de location d'espaces de bureau à Tysons.

4. Ne pas avoir peur de déléguer

Essayer de tout faire soi-même rendra vos tâches quotidiennes ingérables. Cependant, Kathleen Kobel, coach en productivité, souligne l'importance de déléguer autant que possible et de compter sur son équipe. Donnez des instructions précises et des délais clairs lorsque vous confiez du travail. Il est également crucial de fournir une vue d'ensemble pour que l'équipe comprenne l'importance de la tâche et le résultat attendu. Enfin, une fois le projet délégué, évitez le micro-management. Cela pourrait démoraliser vos employés et avoir des effets négatifs pour tous. Contactez votre équipe pour des conseils en cas de questions ou de problèmes inattendus, mais n'entravez pas leur flux de travail. Cela nuirait à leur confiance et à leur capacité à bien fonctionner en votre absence.

5. Adopter un état d'esprit positif

Travailler avec un état d'esprit positif augmentera considérablement votre productivité. Le stress et la frustration sont des émotions négatives qui peuvent rapidement abaisser votre moral et entraver votre travail. Il est possible d'apprendre et de pratiquer l'optimisme ; ce n'est pas une caractéristique innée. Noter trois choses pour lesquelles vous êtes reconnaissant chaque matin est une méthode efficace. Une autre est de faire un effort pour complimenter vos collègues ; cela remontera le moral de tous. Maintenir son optimisme favorise également une pensée plus créative. Être ouvert à de nouvelles idées permet d'être proactif plutôt que réactif, ce qui aide à identifier les obstacles plus tôt et à agir de manière appropriée. Cela se traduit par moins de temps à s'inquiéter des délais et plus de temps à consacrer à des projets de qualité.